Migration von Daten in ein CRM-System
Die Vorbereitung Ihrer Kunden- und Interessenten-Adressen für die Migration in ein neues CRM- oder ERP-System ist fast immer eine besondere Herausforderung! Denn typischerweise werden Sie dabei mit folgenden, nicht gerade trivialen Problemen konfrontiert:
- Das Altsystem unterstützt die Zusammenführung und Bereinigung von Dubletten nicht oder nur unzureichend.
- Sollen im Rahmen der Migration außerdem die Daten aus mehreren Altsystemen übernommen werden, bekommen Sie es zusätzlich mit Dublettengruppen zu tun, die sich aus Datensätzen aus verschiedenen Altsystemen zusammensetzen! Diese Dublettengruppen lassen sich prinzipiell gar nicht mehr bereinigen! Schließlich können Dubletten nicht einfach in einem Altsystem gelöscht und in einem anderen Altsystem zusammengeführt werden!
Migrationsszenarien
Beides bedeutet: Selbst wenn Sie bereits im Vorfeld eine Dublettensuche durchführen, fehlen Ihnen in der Regel die Mittel, die gefundenen Dublettengruppen dann auch in den Altsystemen zu bereinigen!
In der Praxis begnügt man sich deswegen oft mit einer rudimentären, automatisierten Zusammenführung der Daten in den wenigen Tagen, die für die Migration zur Verfügung stehen.
Das muss nicht sein! Unser Angebot ist der q.address Migration Server. Mit dem q.address Migration Server beginnen Sie mit der Datenbereinigung rechtzeitig vor dem geplanten Migrationsstichtag. Der q.address Migration Server gibt Ihnen die Zeit für eine gründliche Bereinigung, Und er erlaubt Ihnen einen Start ins neue System mit top-gepflegten Adressen.
Tipp: Wir haben alle drei Migrationsszenarien ebenfalls in einem kurzen Video für Sie zusammengefasst. (2:10 Min.)
In unserem Videoportal können Sie sich außerdem über weitere Einsatzmöglichkeiten von q.address informieren.
Szenario 1 – Datenbereinigung während der Umstellung
Typische Gründe dafür, dass die Daten nicht bereits in den Altanwendungen auf die Migration vorbereitet werden können, wurden bereits genannt: Die Altsysteme unterstützen keine Dublettenbereinigung. Und bei der Zusammenführung mehrerer Systeme ist eine vorbereitende Bereinigung von Dublettengruppen, die sich aus Datensätzen aus verschiedenen Altsystemen zusammensetzen („Interdubletten“) ohnehin bereits prinzipiell unmöglich, da die Altsysteme ja schließlich bis zur Migration weiterleben.
Die Konsequenz aus diesen Problemen ist häufig, dass Datenbereinigungsmaßnahmen lediglich in dem kurzen Zeitfenster zwischen Abschalten der Altsysteme und Inbetriebnahme der neuen Anwendung durchgeführt werden. Hier handelt es sich stets nur um wenige Tage: Ein Wochenende, und mit etwas Glück ein zusätzlicher Feiertag und vielleicht auch noch ein Brückentag.
In dieser knappen Zeitspanne kann man nicht viel tun – allenfalls einige gut vorbereitete Verarbeitungen für die Berichtigung und Zusammenführung der Daten starten. Auf keinen Fall aber bleibt die Zeit, Zuordnungen und Berichtigungen, die nicht automatisch entschieden werden können oder sollen, individuell von Mitarbeitern prüfen und entscheiden zu lassen.
Wenn Sie diesen Weg gleichwohl gehen wollen oder müssen, empfehlen wir Ihnen für die Bereinigung q.address Stand-alone. Das Programm prüft und bereinigt die postalischen Anschriften, generiert Anreden, führt Dubletten verlustfrei zusammen („Verschmelzung“), und vieles andere mehr. q.address Stand-alone unterstützt auch die Prüfung und Nachbearbeitung der Ergebnisse, aber es stehen Ihnen eben nur wenige Tage zur Verfügung – für eine gründliche Bereinigung zu wenige.
Szenario 2 – Datenbereinigung vor der Migration
Mit dem q.address Migration Server haben wir eine Lösung entwickelt, die grundsätzlich immer funktioniert – auch wenn mehrere Altanwendungen im Zuge der Migration zusammengeführt werden müssen:
Der q.address Migration Server stellt Ihnen die Zeit zur Verfügung, die Sie für eine sorgfältige Bereinigung benötigen: Wochen, oder auch Monate!
Natürlich leben die Originaldaten in dieser Zeit in den Altsystemen weiter. Adressen kommen hinzu, werden geändert, oder werden gelöscht. Kein Problem, denn der q.address Migration Server erlaubt es Ihnen, die bearbeiteten Daten jederzeit zu aktualisieren!
Bei der erneuten Nachbearbeitung zeigt Ihnen der Migration Server jetzt aber nur noch die in der Regel wenigen neuen Fälle. Bei Adressen und Dublettengruppen, die Sie bereits in einem früheren Lauf bearbeitet haben, übernimmt der Migration Server Ihre früheren Entscheidungen automatisch.
Diesen Zyklus können Sie beliebig oft wiederholen. Am Ende übernehmen Sie die bereinigten Adressen und starten Sie Ihr neues System mit einem top-gepflegten Adressbestand!
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier!
Szenario 3 – Datenbereinigung nach der Migration
Im Falle einer Migration nach Microsoft Dynamics 365, Salesforce oder SAP CRM kann die Datenbereinigung auch nach der Migration fortgeführt und abgeschlossen werden:
Bei der Migration beschränkt man sich auf eine einfache, automatische Zusammenführung, wie sie im Szenario 1 beschrieben wurde (siehe Bild 1).
Die manuelle Überprüfung und Nachbearbeitung wird nach der Migration und Inbetriebnahme in der neuen Anwendung durchgeführt. Diese „In-place Cleansing“ genannte Funktionalität bedeutet, dass sämtliche Berichtigungen und Bereinigungen unmittelbar in Ihrem Bestand durchgeführt werden – Sie brauchen sich um nichts mehr zu kümmern. Auch die mit den Dublettenbereinigungen verbundene Zusammenführung der abhängigen Daten (Kontakte, Verkaufschancen, Bestellungen etc., auch Ihrer individuellen Custom Entities bzw. Tabellen) erledigt q.address vollautomatisch.
Resümee
Migrationen nach Szenario 1 sind aus der Not geboren. Sie sind akzeptabel, wenn ausschließlich automatische Entscheidungsprozesse ausreichend sind.
Migrationen nach Szenario 2 (q.address Migration Server) sind die beste und von uns empfohlene Lösung, denn Sie ermöglichen den Start der neuen Anwendung mit einem abschließend bereinigten Datenbestand.
Migrationen nach Szenario 3 (automatische Bereinigung während der Migration, manuelle Überprüfung und Bereinigung nach Inbetriebnahme der neuen Anwendung) ist eine gute Alternative, wenn die neue Anwendung die erforderliche Funktionalität aufweist (z.B. Microsoft Dynamics 365, Salesforce, SAP CRM). Allerdings übernehmen Sie zunächst noch zahlreiche Dubletten in Ihr neues System, die dann erst nach der Migration bereinigt werden.
Alle Szenarien 1 bis 3 haben den zusätzlichen Charme, dass die Lösung nicht nur für die einmalige Bereinigung bei der Migration verwendet werden kann, sondern auch für künftige Prüfungen und Bestandsbereinigungen zur Verfügung steht: Insbesondere für regelmäßige Qualitätsüberprüfungen („House Keeping“), für künftige regelmäßige und unregelmäßige Datenübernahmen etwa aus einem Online-Shop oder von Listen von Adressanbietern, und natürlich auch bei künftigen weiteren geplanten Migrationen!
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q.address Stand-alone for Migration verschafft Ihnen die Zeit, die Sie für die gründliche Vorbereitung Ihrer Daten für die Migration benötigen. Statt automatisierter Bereinigungsläufe in der kurzen Zeitspanne zwischen Abschalten des alten Systems und Start mit dem neuen System gewinnen Sie viel Zeit für eine sorgfältige Überprüfung der Ergebnisse.