Dubletten verstehen, finden und vermeiden
Software für Dublettenbereinigung
Dubletten sind ein Ärgernis in jeder Adressdatenbank
Dubletten frustrieren Mitarbeiter, wenn sie die auf mehrere Dublettenadressen verteilten Informationen mühsam zusammensuchen müssen – wenn sie sie überhaupt wiederfinden. Dubletten konterkarieren wohldefinierte Geschäftsprozesse, lassen Liefersperren ins Leere laufen und verhindern, dass gute Kunden erkannt werden, weil sich ihre Umsätze auf verschiedene Kundenkonten verteilen.
Dubletten entstehen durch ungewollte Adressneuanlagen und bei Adressänderungen. Bei Adressänderungen zum Beispiel, wenn eine Anschrift von Hamburg auf München aktualisiert wird und es die Adresse mit der Münchener Anschrift längst gibt.
Eine besonders ergiebige Quelle für Dubletten sind Parallelbestände, die von Mitarbeitern oder Abteilungen separat geführt werden und dann meist auch ein Eigenleben entwickeln. – Das Erwachen kommt, wenn die Parallelbestände zusammengeführt werden sollen.
- Dubletten frustrieren Mitarbeiter, die sich die auf die Dublettenadressen verteilten Informationen mühsam zusammensuchen müssen – wenn sie sie überhaupt wiederfinden.
- Dubletten konterkarieren wohldefinierte Geschäftsprozesse. Sie
- lassen Liefersperren ins Leere laufen und werden deswegen gezielt gerade von Betrügern genutzt,
- erlauben es Kunden, – gewollt oder ungewollt – Limits zu umgehen,
- verfälschen Umsatzanalysen und Geschäftsberichte und verhindern, dass gute Kunden erkannt werden, weil sich ihre Umsätze auf verschiedene Kundenkonten verteilen.
- Beim Mailing kosten Dubletten bares Geld, wenn dem Empfänger dieselben aufwendigen Unterlagen gleich mehrfach zugesandt werden. Mehrfach zugesandte Werbesendungen führen dem Empfänger außerdem besonders deutlich vor Augen, dass er nur als einer unter vielen angesprochen wurde. So schmälern Dubletten zusätzlich auch das Image der Werbebotschaft.
- Auch die beste CRM-Software ist immer nur so gut wie die Datenbasis.
- Schlechte Datenqualität demotiviert Mitarbeiter und beschädigt das Qualitätsbewusstsein im Unternehmen.
- Unzustellbare und doppelte Werbeaussendungen kosten bares Geld und Image beim Kunden
- Für Data Quality gibt es oft keinen Verantwortlichen. Stellen Sie die Verantwortung sicher!
Mit Dubletten bekommen Sie es regelmäßig auch dann zu tun, wenn Sie zur Erweiterung Ihrer Adressdatenbank oder für einzelne Mailingaktionen fremde Adressen zukaufen oder anmieten. Schließlich betreffen die erworbenen Adressen dieselbe Zielgruppe, so dass Dubletten wahrscheinlich sind.
Dasselbe ist der Fall, wenn Adressdatenbanken nach Umorganisationen, Unternehmenszukäufen oder Unternehmenszusammenschlüssen (Verschmelzungen, Fusionen) zusammenzuführen sind. Auch hier betreffen die Adressen in der Regel gleiche Zielgruppen, und Dubletten sind somit ein weiteres Mal garantiert!
Nutzen Sie q.address so, wie Sie es brauchen: Die Stand-alone-Version zur Prüfung und Bereinigung Ihrer Adressen in konventionellen Dateien, die fertigen Add-ons für Microsoft Dynamics 365, SAP CRM, cobra CRM und weitere Standardprodukte, oder das API des Quality Servers zur Integration von q.address in Ihren eigenen Anwendungen.
Dubletten finden
Software ist gefragt!
Gegen Dubletten können Sie etwas unternehmen. Besonders einfach ist es, Adresslisten zu säubern, die für Mailings eingesetzt werden sollen. Hier reicht es, doppelte Adressen einfach zu entfernen. Eine gute Lösung für die Dublettenprüfung ist die Software q.address der Münchener ACS Informatik GmbH.
Aufwendiger ist die Dublettenbereinigung in CRM- oder ERP-Systemen. Hier können Sie doppelte Adressen nämlich nicht mehr einfach löschen. Denn zusammen mit der gelöschten Adresse würden auch all die Informationen verloren gehen, die mit dieser Adresse verknüpft sind:
- Kontaktpersonen
- Angebote
- Aufzeichnungen aus Verkaufsgesprächen und
über Anschaffungsplanungen - Verkaufschancen
- Negativvermerke
- Bestellungen
- Rechnungen u.v.a.m.
Dublettenadressen müssen also mit viel Sorgfalt zusammengeführt werden, um solche Datenverluste zu vermeiden (wir nennen das „Verschmelzung“). Auch dabei ist q.address eine wertvolle Hilfe, denn die Software lässt sich in Ihre Anwendung integrieren: Mit Hilfe fertiger Add-ons für Microsoft Dynamics 365, SAP CRM, cobra CRM und weitere Standardprodukte, oder durch Integration Ihrer individuellen eigenen Anwendungen.
Dubletten vermeiden
So packen Sie Dubletten bereits an der Wurzel
Geschickt ist es, es gar nicht erst zu Dubletten kommen zu lassen. Dazu ist
- bei jeder Adressneuanlage
- bei jeder Adressänderung und natürlich auch
- beim Import von Adresslisten
sicherzustellen, dass die Adresse nicht bereits in Ihrer Adressdatenbank vorhanden ist.
Und wenn Adressen schon einmal geprüft werden, sollte man folgendes gleich mitprüfen:
- Ist die Anschrift (PLZ, Ort, Straße) korrekt geschrieben? Passt die PLZ zu Straße und Hausnummer?
- Sind Vorname und Nachname korrekt belegt? Sind sie vielleicht vertauscht?
- Liegen Vorname und Nachname in einem Feld und müssen getrennt werden?
- Liegt die korrekte Anrede vor oder sollte sie ergänzt werden?
- Und bei Geschäftsadressen:
- Ist der Name (Firma, Rechtsform) korrekt oder ist er ggf. zu berichtigen?
- Sind der Name oder die Anschrift nach einer Umfirmierung oder Sitzverlegung veraltet?
- Sollen ggf. Personen der Führungsebenen ergänzt oder aktualisiert werden?
- Sollen ggf. auch HR-Nummer, USt-ID, Telefonnummern oder etwa die Homepage ergänzt werden?
Unsere Empfehlung: Setzen Sie auf q.address!
q.address findet Dubletten, prüft Adressen, aktualisiert Firmendaten, sichert Ihnen dauerhafte Datenqualität.
q.address ist äußerst vielfältig einsetzbar:
- Bereinigung und Zusammenführung von Adressdateien und -datenbanken
- Fertige Integrationen in Microsoft Dynamics 365, SAP CRM, SAP ERP, cobra CRM u.a.
- Programmierbare Schnittstelle (API) zur Integration in Web-Shops und eigene CRM- und Vertriebsanwendungen
- Cloud-Lösungen und Web-Services (SOA, SOAP, WSDL, XML…)
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Mehr erfahren?
q.address Stand-alone prüft Ihre Dateien und Datenbanken nach Strich und Faden: Gibt es doppelte Adressen (Dubletten)? Sind die Anschriften korrekt? Passen die Anreden oder sind Vor- und Nachname vertauscht? Dubletten werden automatisch bereinigt, Fehler automatisch berichtigt. Und alles mit herausragender Bedienungs- freundlichkeit!
Die q.address Integrationen überwachen die Adressqualität in Ihren CRM- und ERP- Anwendungen: Fehlertolerante Suche von Firmen, Kontakten, Leads etc., Dubletten- erkennung und postalische Anschriftenprüfung bereits bei der Erfassung, Formatierung von Namen, Anreden, Anschriften, Telefonnummern u.v.a.m.